La jeune entreprise a remporté un appel d’offre du ministère et a mis en place son outil d’intelligence collective, AMI, en interne de sorte à permettre l’exploitation des données et des documents de l’administration, ainsi qu’à assurer une veille informationnelle.
ChapsVision est cette jeune pousse qui a mis plus tôt cette année la main sur Bertin IT. L’entreprise n’a pas développé de solutions en interne mais a procédé par rachat, notamment sur le terrain de l’analyse de données et de l’automatisation. Fondée en 2019 par l’entrepreneur Olivier Dellenbach, l’entreprise ne traîne pas en chemin : elle a remporté un appel d’offre du ministère de la Transition écologique autour de sa gestion documentaire et sa veille informationnelle.
Car, organisation ministérielle oblige, les silos sont nombreux. Ainsi, le CRDEI, ou Centre de Ressources Documentaires Européennes et Internationales fait partie de la MD (Mission de la Politique Documentaire), qui gère un service documentaire interne ainsi queles documents relevant du CRDEI et qui dépend de la Direction des Affaires financières du Secrétariat général du ministère. En parallèle, le CGDD (Commissariat général du Développement Durable) assure la programmation, le suivi des productions, leur diffusion, leur valorisation. « Nous avons tous fait le même constat il y a quelques années, en 2018. Chacun travaillait dans son coin, de manière isolée et fermée, sans aucune collaboration transversale » explique Alberto Costa, responsable du CRDEI.
Harmoniser la veille
« Nous nous sommes donc lancés à la recherche d'une solution plus collective avec l'ambition d'élargir le cercle d'utilisateurs » poursuit-il. Une commande publique plus tard, et c’est ChapsVision qui est sélectionné pour déployer une nouvelle plateforme basée sur sa solution de Collective Intelligence, AMI EI. Un outil pensé au départ pour la veille marché, économique et financière, qui collecte en permanence des données de sources Web, en réalise une analyse sématique, les filtre, les indexe, les classe de sorte à obtenir des dashboards et des rapports, le résultat étant disponible par le biais d’un portail dédié.
Premier enjeu : harmoniser la veille informationnelle au sein de la MD. Car la Mission de la Politique Documentaire propose « plusieurs dizaines de produits de veille ». Ainsi, AMI EI fournit le back-office et une plateforme de diffusion des livrables centralisée. « Nous avons travaillé sur la mise en commun structurelle de la plateforme AMI EI by ChapsVision via une classification de l'information et des règles d'usage communes et en privilégiant, bien entendu, des règles simples, permettant à tous les utilisateurs d'utiliser la plateforme », précise Alberto Costa. La plateforme est ensuite élargie à d’autres projets du ministère, à l’instar de la veille stratégique piloté par le CGDD.
Mode projet
Bilan, une vingtaine d’utilisateurs répartis entre MD et le CGDD utilise activement la solution pour produire de la documentation comprenant aussi bien des produits d'information destinés aux services du ministère que des analyses stratégiques pour des besoins internes tournées vers la hiérarchie. « Nous abordons le traitement de sujets en mode projet. Nous définissons collectivement avec les équipes les sujets grâce à des cartes mentales, ainsi que le sourcing. Les coordinateurs mettent en œuvre les équations de recherche et les favoris dans la plateforme, puis les données qui nous sont remontées par la plateforme AMI EI by ChapsVision sont exploitées par les experts du Commissariat. Cela permet ensuite de produire des analyses stratégiques » indique Rosa Casany, la responsable de la veille stratégique de la direction du Commissariat Général au Développement.