Mis en place dans le contexte contraint des confinements consécutifs à la crise du covid-19, le travail hybride s’est installé en un éclair dans les habitudes professionnelles. Alors que la pandémie s’éloigne, il semble s’inscrire durablement dans les usages. Une étude menée en 2022 par Harris Interactive pour HP confirme cette tendance : « employés et employeurs s’accordent à dire que le travail hybride est là pour rester », et 7 personnes sur 10 confient être en accord avec ce nouveau paradigme de l’organisation de la vie professionnelle. Les salariés sont même 80 % à considérer que c’est une bonne idée.

Mais cette évolution a aussi un coût. 30 % des entreprises ont augmenté leurs achats IT, et 20 % prévoient d’investir encore. Le télétravail rend les opérations de maintenance plus complexes, et nécessite de renforcer les infrastructures conventionnelles (réseau, gestion de l’identité, etc), de restructurer les opérations (ITSM et maintenance) et d’adapter les stratégies de sécurité.

Une part importante des dépenses IT se situe aussi au niveau des stocks nécessaires de postes de travail pour répondre aux besoins des utilisateurs (intégration des nouveaux collaborateurs, remplacement de postes, services « break and fix »…).

Plus de souplesse et de nouvelles contraintes

A la question du coût économique s’ajoute celle de l’impact environnemental. Les politiques RSE en place incitent à réduire l’impact carbone lié aux usages IT. L’utilisation croissante de ressources IT dans un modèle de Digital workplace a pour conséquence un impact CO2 que les entreprises doivent minimiser pour atteindre leurs objectifs. A l’empreinte carbone générée au moment de la production des postes de travail s’ajoute l’impact relatif à l’usage, tout au long de la durée de vie des matériels.

Face à la prise de conscience écologique et aux priorités de rationalisation et de diminution des coûts, l’approche Device as a Service (DaaS+) apparait comme une solution particulièrement adaptée. L’enquête d’IDC souligne que 41% des entreprises manifestent de lʼintérêt à l’égard de cette pratique pourtant encore méconnue. Ce concept, proposé par HP, repose sur le paiement dʼune souscription pour la fourniture de postes de travail mais aussi leur gestion complète, tout au long de leur cycle de vie, de la configuration à la reprise, en passant par le déploiement et la maintenance, en prenant en compte les nouvelles problématiques liées au travail hybride.

Cette gestion concerne tous les services nécessaires,  comme la mise en place des images Windows sur les postes et leur gestion au cours du temps. Il s’agit aussi de gérer lʼenregistrement des utilisateurs, puis le déploiement sur site ou même lʼenvoi direct du matériel aux domiciles des collaborateurs en télétravail. Après déploiement, les postes de travail sont maintenus mais également supervisés à distance, dans le but de maitriser leur fonctionnement et la manière dont ils sont utilisés.

On effectue ainsi une maintenance préventive pour une meilleure expérience utilisateur, tout en s’assurant que les postes de travail sont véritablement adaptés aux usages qui en sont faits par les collaborateurs. L’optimisation des configurations conduit à l’optimisation des coûts.

Sur les postes de travail, l’extension de la durée de vie est un aspect clé pour réduire son empreinte carbone. Elle nécessite de l’expertise technique, des pièces détachées, une gestion respectueuse des données utilisateurs, le maintien de performances élevées, et constitue de ce fait un métier à part entière.

Grâce à une gestion proactive de la santé des postes de travail, la durée de vie des équipements existants s’allonge, et les appareils peuvent être conservés plus longtemps avec un niveau de performance maintenu. En fin de vie, les postes de travail sont revalorisés ou recyclés. Un rapport environnemental et financier est envoyé au client.

En matière d’impression, HP fournit des solutions en améliorant le comportement des utilisateurs par la mise en place d’une infrastructure dotée de fonctionnalités intelligentes. Celles-ci permettent par exemple de n’imprimer que les pages utiles. La mise en place de solutions de dématérialisation et de gestion électronique de documents destinée à faciliter les collaborations, grâce à des scanners très performants, constitue également une réponse pertinente pour les collaborateurs à distance.

Des bénéfices multiples grâce au DaaS.

L’approche DaaS permet d’abord de décharger les équipes IT des tâches à faible valeur ajoutée pour les recentrer sur des opérations plus stratégiques. Disposer d’un interlocuteur unique qui gère les postes de travail dans le cadre dʼun contrat global simplifie fortement la gestion administrative et la relation avec les métiers en répondant mieux à leurs besoins. Il en ressort aussi une parfaite lisibilité sur les coûts d’utilisation des postes de travail et répond aux enjeux IT liés à la mise en place du travail hybride.

Chaque mois, le client s’acquitte d’un montant fixe par poste et connaît les dépenses cumulées depuis son entrée en service, e celles qui restent jusqu’à sa sortie du parc. Enfin une telle offre s’inscrit dans une démarche plus responsable: grâce à la maintenance préventive qui lui est associée, la durée de vie des postes de travail est grandement améliorée. HP observe une diminution du coût de possession du poste de travail de 15 % à 25 % avec le passage au DaaS.