Il n’est jamais trop tard pour bien faire. Si vous n’êtes toujours pas conforme, rien ne vous empêche d’engager la démarche. Pour vous aider à démarrer, voici un kit de survie ou de démarrage rapide avec Arnaud de Chambourcy, practice manager RGPD chez Umanis.
Les entreprises sont entrées dans la dernière ligne droite pour se conformer à la réglementation sur la protection des données personnelles. Toutes ? Pas sûr ! Les chiffres des différentes études parues jusqu’à maintenant ne sont pas vraiment rassurants sur ce point. Un peu moins d’un tiers des entreprises seraient prêtes à la fin mai. Pour le reste, le flou est assez complet sur l’état d’avancement dans les projets et le profil bas est celui le plus souvent adopté pour ne pas se faire remarquer et épingler par l’autorité de régulation en charge du RGPD, la Cnil.
Nous avons échangé avec un spécialiste qui donne ici une feuille de route permettant de réagir et d’entamer rapidement la démarche de mise aux normes. Ne rien faire serait de toute façon le pire. La Cnil a indiqué vouloir être compréhensive pour ceux ayant entamé la démarche, et la bonne foi sera importante, mais ne comptez pas trop sur sa mansuétude pour la simple raison que ce règlement est européen et qu’il doit s’appliquer de la même manière dans l’ensemble de l’Union Européenne.
« La construction des registres est un travail long et consommateur de temps, mais c’est le moyen de démontrer que le traitement est conforme au texte »
Arnaud de Chambourcy, Practice Manager RGPD chez Umanis.
Commencer par… le début !
Arnaud de Chambourcy est assez direct. Première question : « Est-ce que mes données sont sécurisées dans mon SI et dans mes locaux ? » Pour lui, il faut retourner aux basiques de la question avant d’entreprendre quoi que soit. Ainsi préconise-t-il de vérifier la sécurité physique des locaux, puis ensuite celle mise en place sur les postes de travail avec une sensibilisation des collaborateurs et la mise en place d’une charte de bonne conduite ou la gestion des habilitations. Il conseille de chiffrer les pièces jointes des mails ou les mails eux-mêmes. Il ajoute : « Il existe plein de petits outils gratuits pour le faire. Cela permet d’éviter certaines fuites de données. Ce n’est pas la solution miracle. Il est possible aussi d’écouter ou de sniffer les espaces de travail partagés pour repérer les utilisations nocives. » Le but de tous ces processus est de protéger les données.
Un consentement univoque et éclairé
« Le risque intervient dès que vous êtes visible. » Tous les éléments du site internet doivent être protégés du bandeau au cookie et les conditions générales d’utilisation et de vente doivent être claires. « Le principe de la finalité de la collecte doit être bien défini et le consentement doit suivre cette information. » Cela fait clairement partie de la check-list dans toutes les entreprises.
Vient ensuite l’étape de la relation avec les sous-traitants, les fournisseurs commerciaux, les partenaires. Les contrats doivent être revus pour comporter certaines clauses qui prennent en compte la gestion des données à caractère personnel et que le tiers affiche bien la collecte pour vous, en particulier si vous êtes le responsable du traitement des données collectées. Cela doit être clair pour l’utilisateur final. Il faut y ajouter les règles de sécurité prises par le sous-traitant pour assurer les données.
Encore loin du but !
Si après fait tout cela, vous pensez être près du but et de la conformité avec le RGPD, modérez votre enthousiasme car un long chemin reste à faire ! Arnaud de Chambourcy indique que c’est à ce moment que vous allez « entrer dans le dur en faisant l’état des lieux de la conformité et la cartographie des traitements ». Comparativement aux étapes précédentes, vous entrez dans un process plus classique et certains points de la loi Informatique et Liberté ou de la loi de 1995 vont vous aider à vous rapprocher de la conformité. Ainsi le principe de minimisation des données présent dans le texte doit vous faire vous interroger sur le pourquoi vous conservez et collectez toutes ces données. Se mettre à la place du client est souvent la bonne démarche.
Un travail de fourmi
Interrogé sur la construction des registres évoqués dans la loi, Arnaud de Chambourcy le confirme : « Oui, ce travail est long et consommateur de temps mais il est le moyen de démontrer que le traitement est conforme au texte. » Il s’agit là de documenter le traitement effectué avec sa finalité, les micro-traitements, les petites manipulations qui interviennent dans de nombreux traitements quotidiens comme l’envoi d’une fiche de paie. « Cela doit être réalisé de manière assez fine, sinon vous n’avez pas la capacité de voir où sont les brèches possibles. »
Se faire aider
Arnaud de Chambourcy plaide évidemment un peu pour sa chapelle, mais se faire aider permet de gagner du temps et surtout de s’entourer de compétences juridiques et techniques parfois difficiles à trouver en si peu de temps. Tous les interlocuteurs dans les entreprises de services contactées dans le cadre de ce dossier ont indiqué être sollicitées tous les jours sur la question et que les ressources commencent à manquer pour faire face à toutes les opportunités.
Un impact sur l’organisation
Le travail de mise en conformité peut aussi avoir des impacts sur l’organisation. Le premier est la désignation d’un DPO, Data Protection Officer. Celui-ci doit avoir les moyens et ressources nécessaires pour effectuer sa tâche et mener à bien le chantier vers la conformité. Pratiquement, de nombreux correspondants Informatique et Libertés présents dans certaines entreprises sont souvent le plus à même de remplir ce rôle. Il existe de nombreux guides et possibilités de se faire conseiller ; en premier lieu auprès de la Cnil, qui délivre conseils et documentation.
Le texte n’est pas encore en application et certains points de la réglementation seront précisés par la jurisprudence mais les principes comme le droit à l’oubli, la portabilité des données, le consentement éclairé ne souffriront pas d’exception en Europe. Autant envisager le projet comme une chance et certaines entreprises qui nous ont déclaré être prêtes à la date fatidique voient la démarche comme un atout concurrentiel face à des compétiteurs moins avancés. L’avantage n’est que tactique et ne durera que le temps que les entreprises soient au niveau, mais cela permet de saisir des opportunités. ❍
Article extrait du dossier «RGPD, 1ers retours d'expérience» paru dans L'Informaticien n°167.
